Arbeiten von zu Hause hat gerade Hochkonjunktur. So gehören auch virtuelle Termine zum Alltag. Damit Sie auch mehr Spaß und Erfolg bei diesen Terminen haben, fasse ich im folgenden Artikel zusammen wie sich virtuelle Calls in drei Schritten verbessern lassen.
Service für eilige Leser*innen: Die drei Schritte
Worauf muss ich bei einem virtuellen Termin besonders achten?
- Funktionsorientierte und robuste Technik MIT VIDEO
- Straffe, gut vorbereitete Moderation
- Aktive Teilnahme: Persönlich Ansprechen (die virtuellen Teilnehmer*innen immer zuerst) um aktive Rückmeldung zu erhalten, sowie aktives Zuhören (immer kurz zusammenfassen was ankam)
Grundsatz: Virtuelle Kommunikation heißt nicht weniger Kommunikation
Vorbereitung eines virtuellen Termins
Aufbau
Es beginnt damit eine ruhige und angenehme Umgebung zu schaffen. Ein Café mit Barista fällt hier also definitiv raus. Dabei sollte auch diverse Ablenkungen besonders auf dem Bildschirm vermieden werden. Empfehlung: Schließen Sie alle anderen Programme insbesondere das E-Mail-Programm. Ganz zu schweigen von der Benachrichtigungsfunktion für neue Mails (Kostet Sie nachweislich täglich 45 Minuten Ihrer wertvollen Zeit PRO TAG). Nun geht es Ihrem mobilen Helferlein an den Kragen: Stumm schalten ist Pflicht. Nicht nur im Kino. Eliminieren Sie grundsätzlich alles was Sie ablenken könnte.
Nach der Aufmerksamkeit und dem Hörbaren geht es an die Optik. Wenn Sie Ihre Kameratechnik und die Kollegen am anderen Ende der Leitung ärgern wollen, dann sitzen Sie möglichst vor ein stark erleuchtetes Fenster. Wenn es nicht vermeidbar ist, hilft ein Strahler, der direkt auf Sie gerichtet ist. Wie sie wollen das nicht? Ein vorteilhaftes Licht erreichen Sie tatsächlich einfach dadurch, dass Sie die Fenster verdunkeln und mit der bestehenden Raumbeleuchtung spielen.
Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung. Videokonferenzen in Autos und Zügen sind zum aktuellen Stand der Technik noch nicht möglich. Vielleicht ändert sich das aber schon mit 5G. Sinnvoll ist es immer die benötigten Schritte einer Videokonferenz im Voraus zu üben und zu überprüfen. Nur so haben Sie die Routine auch bei einem Technikfehler die richtigen Schritte einzuleiten. Bei entsprechend gewichtiger Runde ist es auch empfehlenswert eine*n Co-Moderator*in zu ernennen. Diese*r unterstützt dann bei der technischen Fehlerbehebung. Ein Einwählen 5 bis 10 Minuten vor dem eigentlichen Termin ist nicht nur ein entspannter Rahmen für einen kurzen Plausch, sondern auch ideale Voraussetzung für einen gelungenen Start ohne störende Unterbrechung durch ein „So hallo, jetzt hat es geklappt.“
Video/ Webcam
Frontale Position auf Augenhöhe ist der Goldstandard. Bei Laptops ist das nicht immer so leicht umsetzbar ohne im Stuhl zu versinken. Durch das Filmen aus der sogenannten Froschposition wirkt alles etwas größer, aber eine etwas unvorteilhafte Stelle auch: Das Doppelkinn. Dieses tritt beim Blick nach unten verstärkt auf. Von oben gefilmt aus der Vogelperspektive verschwindet dieses dann zwar völlig, aber ein Gespräch auf Augenhöhe ist dadurch gestört, dass alles kleiner wirkt.
Mikrofon/ Lautsprecher
Lautsprecher vermeiden und eher zum Headset bzw. Standmikrofon mit Kopfhörern greifen. Zwar wird die Technik immer besser im Unterdrücken von Rauschen und auch der schmerzhaften* Rückkoppelung, aber in der Tontechnik gilt der Grundsatz: Das Mikrofon muss so nahe wie möglich an die Tonquelle. Nicht umsonst gibt es an einem professionellen Filmset immer jemand der mit einer wuscheligen Ton-Angel über dem Kopf des sprechenden Menschen das Beste an Ton herausfischt.
Inhalte/ Teilnehmer*innen
Wieso die Agenda und die Präsentation nicht im Voraus schicken? Und bei sich noch unbekannten Teilnehmer*innen auch gleich noch eine Übersicht zu diesen. So sparen Sie sich wertvolle Zeit beim Vorstellen und Präsentieren, da alle schon die Gelegenheit hatten sich mit den Themen des Termins auseinanderzusetzen bzw. sich mental darauf vorzubereiten. Probieren Sie es aus und staunen Sie über die Veränderungen.
Den virtuellen Termin abhalten
Start
Pünktlich beginnen! Funktioniert bei jedem die Technik? Vielleicht hatten Sie auch schon durch die frühere Einwahl die Möglichkeit diese Frage zu klären. Stellen Sie die Teilnehmer*innen vor und beginnen Sie immer mit den virtuellen Gästen. So vermeiden, dass diese gedanklich abdriften. Stellen Sie sich mit Name vor und erläutern Sie gleich die Agenda, die vorgesehene Dauer, die Moderation und die Richtlinien.
Moderation
Straffe Moderation ist hart, deswegen lohnt es sich auch nach einer gewissen Zeit zu rotieren. Achten Sie penibel darauf, dass die vorgesehen Zeiten für die verschiedenen Punkte der Agenda nicht überschritten werden. Schlagen Sie eher ein Folgetermin vor. Das will keiner und daher ist die Motivation möglichst gleich etwas in die Tat umzusetzen.
Fordern Sie proaktive Rückmeldung in dem Sie nach Beiträgen und Meinungen fragen. Es hilft auch Personen direkt anzusprechen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Sie immer mit dem Namen der entsprechenden Person starten sollten, bevor Sie mit der Frage beginnen. So sparen Sie sich die Zeit für ein Wiederholen der Frage.
Wir alle mögen es, wenn uns jemand wirklich zuhört. Wie erreichen wir allerdings, dass jemand über dieses wirkliche Zuhören Bescheid weiß? Indem wir das Gesagte in unseren eigenen Worten wiederholen. „Meintest du … so?“ ist auch eine gute Frage um die Hintergründe von Aussagen zu ergründen. Das hilft allen Teilnehmer*innen. Damit Sie den Termin-Fluss nicht unterbrechen sollten sie auch darauf achten inhaltliche Fragen innerhalb von 10 Minuten zu stellen und eher früher als später.
Es hilft immer klar und deutlich zu sprechen. Wenn es ihnen auch erst bei einem etwas langsameren Tempo gelingt, dann ist es eben so.
Zögern Sie nicht Dinge, die nicht sofort erledigt werden können, auf einen Parkplatz zu verfrachten. Diese sollten dann allerdings auch in einem individuellen Folgetermin abgearbeitet werden.
Da auch ein Termin mal ein Ende hat, sollten Sie noch genügend Zeit für Rückmeldung und eine Zusammenfassung vorsehen. Auch wenn Sie es zunächst als viel empfinden liegt der Richtwert bei 15 Minuten bei einem 60 minütigen Onlinetermin. Ihre Mitarbeiter*innen werden es Ihnen danken durch mehr Aufmerksamkeit und qualitative Rückmeldungen.
Organisation und Regeln
Verzichten Sie auf Getränke, Kaffeetassen, Tee-Becher oder Gläser direkt neben dem Mikro. Trinken ist dennoch erlaubt. Vermeiden Sie Unterhaltungen neben dem Termin. Es empfiehlt sich auf Stumm zu gehen, sofern für längere Zeit nicht gesprochen wird. So sind die Termine weniger anfällig für Störungen durch Laubbläser und sonstige lärmende Maschinen.
Nachbereitung des virtuellen Termins
Setzen Sie gleich nach dem Verlassen des Termins ein Protokoll auf. Schicken Sie es an alle Teilnehmer*innen und koordinieren Sie gemeinsam mit ihnen die nächsten Schritte.
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